Dalam dunia akuntansi bisnis modern, pencatatan pembelian yang rapi dan terstruktur sangat penting. Accurate, sebagai salah satu software akuntansi terpopuler di Indonesia, menyediakan fitur lengkap untuk mencatat transaksi pembelian secara efisien. Namun, bagi pengguna baru, proses input pembelian bisa terasa membingungkan.
Artikel ini akan membahas secara praktis bagaimana cara melakukan input pembelian di Accurate, mulai dari pembuatan Purchase Order (PO) hingga pencatatan faktur dan pembayaran. Dengan pemahaman yang baik, kamu bisa menghindari kesalahan input dan menjaga laporan keuangan tetap akurat.
Apa Itu Pembelian dalam Accurate?
Transaksi pembelian di Accurate mencakup seluruh aktivitas pembelian barang dan jasa dari pemasok atau vendor. Input yang benar akan membantu dalam:
- Menentukan nilai persediaan
- Menghitung kewajiban usaha
- Mengatur arus kas perusahaan
- Menyiapkan laporan keuangan yang akurat
Langkah-langkah Input Pembelian di Accurate
1. Menambahkan Vendor
Sebelum mencatat pembelian, kamu harus menambahkan vendor terlebih dahulu.
- Masuk ke menu Pembelian > Vendor.
- Klik Tambah Baru.
- Isi data vendor seperti nama, alamat, NPWP, dan metode pembayaran.
- Simpan data vendor.
Tips: Tambahkan info bank jika kamu akan melakukan pembayaran via transfer agar lebih mudah.
2. Membuat Purchase Order (PO)
Langkah ini bersifat opsional, tetapi sangat disarankan untuk pembelian rutin atau dalam jumlah besar.
- Masuk ke Pembelian > Pesanan Pembelian (PO).
- Pilih vendor.
- Masukkan tanggal dan nomor PO.
- Tambahkan item barang/jasa, kuantitas, dan harga.
- Simpan dokumen.
PO ini bisa dijadikan dasar untuk input faktur pembelian nantinya.
3. Mencatat Faktur Pembelian
Setelah barang diterima atau jasa selesai diberikan, kamu bisa mencatat faktur pembelian (Invoice):
- Masuk ke Pembelian > Faktur Pembelian.
- Jika sebelumnya membuat PO, kamu bisa tarik datanya langsung.
- Lengkapi informasi:
- Tanggal faktur
- Barang/jasa yang dibeli
- Jumlah dan harga satuan
- Pajak yang berlaku (PPN atau tidak)
- Simpan faktur.
Catatan: Accurate secara otomatis mencatat akun Hutang Usaha berdasarkan faktur ini.
4. Pembayaran Pembelian
Setelah mencatat faktur, langkah berikutnya adalah pembayaran:
- Masuk ke Pembelian > Pembayaran Pembelian.
- Pilih vendor dan faktur yang akan dibayar.
- Tentukan metode pembayaran (tunai, transfer, giro).
- Masukkan jumlah yang dibayar dan tanggal.
- Simpan transaksi.
Jika pembayaran tidak penuh (cicilan), sisa faktur akan tercatat sebagai hutang.
Tips Penting saat Input Pembelian
- Cek kembali harga dan jumlah barang. Kesalahan input bisa memengaruhi laporan persediaan dan keuangan.
- Pastikan pajak tercatat dengan benar. Pilih akun PPN masukan bila ada.
- Gunakan fitur lampiran. Kamu bisa menyisipkan file invoice dari vendor untuk dokumentasi.
- Buat approval alur kerja. Untuk perusahaan besar, aktifkan fitur persetujuan sebelum faktur diproses.
Kesalahan Umum dan Cara Menghindarinya
| Kesalahan Umum | Cara Menghindari |
|---|---|
| Salah input harga atau jumlah | Gunakan PO sebagai acuan |
| Lupa mencantumkan pajak | Aktifkan setting PPN otomatis |
| Pembayaran tercatat dua kali | Periksa history pembayaran vendor |
| Tidak update data vendor | Review data vendor secara berkala |
Proses input pembelian di Accurate memang tampak rumit pada awalnya, tapi dengan pemahaman yang baik, kamu akan terbiasa dan bahkan bisa memanfaatkan fitur-fitur canggih yang tersedia. Pembelian yang tercatat rapi akan sangat membantu dalam kontrol persediaan, pengeluaran, dan analisis kinerja bisnis secara keseluruhan.
Leave a Reply