CoLegal Indonesia: Mengenal Bukti Memo dan Perannya dalam Transaksi Internal

Dalam dunia akuntansi dan manajemen perusahaan, tidak semua transaksi bersifat eksternal atau melibatkan pihak luar. Ada pula transaksi internal yang memerlukan pencatatan khusus, dan salah satu alat yang digunakan untuk mendokumentasikannya adalah bukti memo.

Apa Itu Bukti Memo?

Bukti memo adalah dokumen internal perusahaan yang mencatat transaksi-transaksi non-kas yang tidak memiliki dokumen pendukung eksternal. Biasanya, dokumen ini dibuat oleh manajer atau pimpinan kepada bagian akuntansi sebagai instruksi pencatatan tertentu.

Contohnya, jika sebuah perusahaan menyadari bahwa ada kesalahan pencatatan sebelumnya atau perlu mengalokasikan biaya penyusutan aset, mereka akan membuat bukti memo. Ini menjadi dasar pencatatan jurnal penyesuaian dalam laporan keuangan.

Jenis Transaksi yang Dicatat dengan Bukti Memo

1. Penyusutan aset tetap
   Misalnya, sebuah kendaraan perusahaan harus disusutkan nilainya setiap bulan. Tidak ada transaksi kas, tetapi secara akuntansi perlu dicatat.
2. Penyesuaian saldo akun
   Mungkin ditemukan selisih antara stok fisik dan catatan akuntansi. Bukti memo digunakan untuk menyesuaikannya.
3. Penghapusan piutang tak tertagih
   Jika perusahaan menyadari bahwa sebuah piutang tidak bisa ditagih, dibuatlah memo penghapusan sebagai dasar jurnal.
4. Koreksi kesalahan pencatatan
   Saat terjadi kesalahan dalam periode sebelumnya, dibuat memo agar tim akuntansi bisa memperbaikinya.

Mengapa Bukti Memo Krusial?

Meski terlihat sepele karena tidak melibatkan uang secara langsung, bukti memo sangat penting untuk:

• Transparansi internal
• Kepatuhan terhadap prinsip akuntansi
• Audit trail yang jelas
• Menghindari manipulasi data

Dalam banyak audit, bukti memo menjadi bagian yang diperiksa untuk memastikan integritas data keuangan. Tanpa bukti memo, transaksi internal bisa kehilangan jejaknya.

Format dan Penyimpanan

Format memo biasanya mencantumkan:

• Nama dan jabatan pembuat memo
• Tanggal dibuat
• Isi instruksi atau penjelasan transaksi
• Nilai nominal (jika ada)
• Tanda tangan otorisasi

Setelah digunakan sebagai dasar pencatatan jurnal, memo harus disimpan sebagai bagian dari dokumentasi akuntansi.