Banyak pelaku bisnis yang fokus pada penjualan, tapi seringkali melewatkan proses penting yang terjadi di balik layar: pengadaan dan pengiriman barang. Nah, di sinilah dokumen seperti Purchase Order (PO), Surat Jalan, dan Delivery Note berperan penting.
Kalau kamu masih suka bingung apa bedanya PO dengan surat jalan atau delivery note, CoLegal Indonesia akan bantu kamu memahami alur dan fungsi ketiganya dalam proses bisnis yang rapi dan akuntabel.
Apa Itu Purchase Order (PO)?
PO atau Purchase Order adalah dokumen pemesanan barang yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual. Dokumen ini bukan hanya menunjukkan niat membeli, tapi juga berisi rincian:
- Nama barang atau jasa
- Jumlah
- Harga satuan
- Total harga
- Syarat pembayaran
- Tanggal pengiriman
PO menjadi bukti awal transaksi yang bisa digunakan untuk:
- Menyusun anggaran
- Mengontrol stok
- Menjadi dasar pencatatan akuntansi dan audit
Apa Itu Surat Jalan?
Surat jalan adalah dokumen pengantar barang yang dibuat oleh penjual saat mengirimkan barang kepada pembeli. Biasanya dicetak 3-4 rangkap dan ditandatangani oleh:
- Pengirim (supplier)
- Kurir/ekspedisi
- Penerima barang
Isi surat jalan:
- Nomor dokumen
- Nama pengirim dan penerima
- Tanggal pengiriman
- Daftar barang yang dikirim
- Tanda tangan penerima
Surat jalan berfungsi sebagai bukti fisik bahwa barang benar-benar telah dikirim dan diterima oleh pihak pembeli.
Apa Itu Delivery Note?
Delivery note atau delivery order (DO) adalah dokumen yang berisi daftar barang yang dikirim. Biasanya dibuat oleh bagian gudang dan dilampirkan saat pengiriman barang.
Meski mirip dengan surat jalan, delivery note lebih fokus pada rincian isi barang, bukan legalitas pengiriman. Isinya mencakup:
- Nama barang
- Kode produk
- Jumlah
- Kondisi barang
DO membantu pembeli melakukan pengecekan apakah barang yang diterima sesuai dengan pesanan.
Alur Penggunaan PO, Surat Jalan, dan DO
- Pembeli membuat dan mengirimkan PO ke penjual
- Penjual menerima PO dan menyiapkan barang
- Saat pengiriman, penjual menyertakan surat jalan dan delivery note
- Pembeli menerima barang, memeriksa DO, dan menandatangani surat jalan
- Semua dokumen disimpan untuk pencatatan akuntansi dan klaim garansi jika ada masalah
Contoh Pencatatan dalam Akuntansi
Setelah barang diterima dan faktur diterbitkan:
(D) Persediaan Barang Dagang ............. Rp X
(K) Utang Usaha ................................... Rp X
Tips dari CoLegal Indonesia
- Gunakan sistem nomor dokumen yang konsisten
- Simpan dokumen PO, surat jalan, dan DO secara digital dan fisik
- Cocokkan PO dengan DO dan invoice untuk mencegah selisih
- Buat SOP pengadaan agar setiap divisi tahu alurnya
Purchase order, surat jalan, dan delivery note adalah dokumen vital yang sering disepelekan. Padahal, ketiganya saling terkait dan membantu menciptakan proses pengadaan yang rapi, transparan, dan bisa dipertanggungjawabkan.
Dengan memahami alurnya, kamu bisa terhindar dari kesalahan pengiriman, barang hilang, atau bahkan audit yang berujung masalah.
CoLegal Indonesia – Bantu Kamu Pahami Akuntansi dari Awal Sampai Tuntas!
Leave a Reply