Mempekerjakan Karyawan Pertama: Daftar Kewajiban yang Harus Disiapkan

Usaha makin ramai dan Anda mulai kewalahan. Saatnya merekrut karyawan pertama. Kabar baiknya, ini tanda usaha berkembang. Tapi sejak hari pertama karyawan bekerja, Anda juga resmi menjadi pemberi kerja dengan sederet kewajiban. Mengabaikannya bisa berujung denda, sengketa, atau karyawan yang kecewa. Berikut daftar yang perlu Anda siapkan.

CERITA ILUSTRASI: KARYAWAN PERTAMA, JANJI LISAN

Pak Joni membuka kedai kopi dan merekrut Andi sebagai barista dengan kesepakatan lisan: gaji sekian, kerja enam hari. (Ini cerita rekaan.) Tiga bulan kemudian Andi menanyakan BPJS dan slip gaji, dan Pak Joni baru sadar ia belum mengurus apa pun. Perselisihan kecil soal jam kerja dan lembur pun muncul karena tidak ada catatan tertulis yang jelas.

LANGKAH 1: PERSIAPKAN DULU SEBELUM MEREKRUT

1. Hitung biaya sebenarnya

Biaya karyawan bukan hanya gaji. Tambahkan iuran BPJS bagian pemberi kerja, THR, cuti, perlengkapan kerja, dan cadangan untuk hak saat hubungan kerja berakhir. Pastikan arus kas usaha sanggup menanggungnya. Lihat artikel kami tentang cara membaca laporan keuangan sederhana.

2. Tentukan jenis hubungan kerja yang tepat

Tidak semua orang yang membantu usaha Anda adalah karyawan. Ada freelancer, pekerja harian, magang, dan karyawan. Setiap bentuk punya konsekuensi hukum berbeda, dan salah mengklasifikasikan bisa menimbulkan masalah. Jika orang bekerja di bawah perintah, mendapat upah, dan terikat jam kerja, hubungannya cenderung hubungan kerja.

3. Pastikan usaha Anda rapi secara legalitas dan pajak

Punya NPWP, NIB, dan rekening usaha memudahkan semua pengurusan berikutnya. Lihat artikel kami tentang urutan mengurus NPWP, NIB, dan kewajiban pajak.

LANGKAH 2: BUAT PERJANJIAN KERJA TERTULIS

Dasar setiap hubungan kerja adalah perjanjian kerja yang jelas. Ada dua jenis utama:

•          PKWTT (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu): karyawan tetap, untuk pekerjaan yang sifatnya tetap dan terus-menerus.
•          PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu): karyawan kontrak, untuk jangka waktu atau pekerjaan tertentu. PKWT diatur lebih ketat, termasuk batasan jenis pekerjaan, serta ada uang kompensasi saat hubungan kerja berakhir sesuai ketentuan.
•          Perjanjian kerja sebaiknya memuat:
•          Identitas para pihak, jabatan, dan uraian tugas.
•          Tanggal mulai, dan jangka waktu untuk PKWT.
•          Upah, komponen upah, dan tanggal pembayaran.
•          Jam kerja, istirahat, lembur, dan cuti.
•          Hak dan kewajiban kedua pihak.
•          Kerahasiaan, termasuk perlindungan data klien dan usaha. Lihat artikel kami tentang karyawan resign yang membawa data klien.
•          Aturan pengakhiran hubungan kerja.

Hindari kesepakatan lisan semata. Simpan salinan perjanjian untuk kedua pihak. Lihat juga artikel kami tentang dokumen legalitas yang wajib disimpan.

LANGKAH 3: PATUHI UPAH MINIMUM DAN KETENTUAN UPAH

1.           Upah minimum: pengusaha dilarang membayar upah di bawah upah minimum yang berlaku di wilayah kerja, baik UMP, UMK, atau sektoral bila ada. Upah minimum berlaku untuk pekerja dengan masa kerja kurang dari satu tahun. Cek angka terbaru di wilayah Anda.
2.           Bayar tepat waktu dan beri slip gaji yang jelas.
3.           Lembur: bila karyawan bekerja melebihi jam kerja, ada ketentuan upah lembur yang harus dipenuhi.
4.           THR keagamaan: wajib diberikan kepada pekerja yang sudah bekerja minimal satu bulan secara terus-menerus, termasuk pekerja kontrak dan harian lepas, dan paling lambat dibayar tujuh hari sebelum hari raya. Hak ini tidak bisa ditiadakan lewat perjanjian kerja.

LANGKAH 4: DAFTARKAN KE BPJS

Pemberi kerja wajib mendaftarkan dirinya dan pekerjanya sebagai peserta jaminan sosial:

•          BPJS Ketenagakerjaan: program seperti jaminan kecelakaan kerja, kematian, hari tua, dan pensiun.
•          BPJS Kesehatan: jaminan kesehatan nasional.

Iuran ditanggung bersama pemberi kerja dan pekerja untuk sebagian program, dan ada program yang ditanggung penuh pemberi kerja. Persentase dan batas upah bisa berubah, jadi cek ketentuan terbaru ke BPJS atau konsultan. Daftarkan sejak karyawan mulai bekerja, bukan menunggu ada kejadian.

LANGKAH 5: URUS PPH 21 DAN KEWAJIBAN PAJAK

Ketika Anda membayar gaji, Anda berperan sebagai pemotong pajak:

•          Hitung, potong, dan setorkan PPh 21 atas penghasilan karyawan sesuai ketentuan. Sejak 2024, pemotongan bulanan menggunakan skema tarif efektif (TER).
•          Laporkan lewat SPT Masa PPh 21 sesuai jadwal melalui sistem Coretax DJP.
•          Berikan bukti potong kepada karyawan, dan ikuti ketentuan rekonsiliasi akhir tahun.
•          Pastikan karyawan memberikan data NPWP atau NIK yang benar.

Keterlambatan atau kesalahan bisa dikenai sanksi. Konsultasikan dengan konsultan pajak, terutama pada bulan pertama agar sistemnya benar sejak awal.

LANGKAH 6: PENUHI KEWAJIBAN LAPOR DAN ADMINISTRASI

•          Wajib lapor ketenagakerjaan: beberapa sumber menyebut perusahaan perlu melapor ke dinas ketenagakerjaan setempat setelah mulai beroperasi atau mempekerjakan karyawan. Cek kewajibannya di dinas tenaga kerja daerah Anda.
•          Peraturan perusahaan: umumnya wajib dibuat bila karyawan mencapai jumlah tertentu. Tanyakan ke dinas atau konsultan hukum.
•          Catatan kehadiran dan jam kerja: simpan sebagai bukti, terutama untuk lembur dan cuti.
•          Arsip karyawan: kontrak, slip gaji, bukti BPJS, bukti potong pajak, dan dokumen lain disimpan dengan rapi dan aman.

LANGKAH 7: PERHATIKAN KESELAMATAN DAN PERLINDUNGAN

•          Keselamatan dan kesehatan kerja: sediakan lingkungan kerja yang aman, sesuai jenis pekerjaan.
•          Perlindungan data karyawan: dokumen identitas, rekening, dan data pribadi harus disimpan dengan aman dan akses terbatas.
•          Perlakuan yang adil: hindari diskriminasi, dan tetapkan prosedur untuk keluhan.

LANGKAH 8: SIAPKAN ATURAN SAAT HUBUNGAN KERJA BERAKHIR

Mengakhiri hubungan kerja punya aturan tersendiri, baik karena habis kontrak, pengunduran diri, maupun pemutusan hubungan kerja. Ada hak yang mungkin harus dipenuhi, misalnya uang kompensasi untuk PKWT atau pesangon dan hak lain untuk PKWTT sesuai kondisi. Siapkan sejak awal agar Anda tidak kaget, dan konsultasikan ke konsultan hukum sebelum memutuskan PHK.

KESALAHAN YANG SERING TERJADI

•          Hanya bersepakat lisan tanpa perjanjian tertulis.
•          Menganggap karyawan sebagai "freelancer" demi menghindari kewajiban.
•          Membayar di bawah upah minimum.
•          Tidak mendaftarkan BPJS, atau mendaftarkan hanya sebagian.
•          Lupa memotong dan melapor PPh 21.
•          Tidak memberi THR, atau menunda tanpa dasar.
•          Mencampur uang pribadi dan uang usaha saat membayar gaji.
•          Tidak menyimpan catatan jam kerja dan lembur.
•          Mengabaikan klausul kerahasiaan.
•          Mengakhiri hubungan kerja tanpa memahami prosedurnya.

CHECKLIST SINGKAT SEBELUM KARYAWAN MULAI BEKERJA

1.      Biaya karyawan sudah dihitung dengan lengkap?

2.      Jenis hubungan kerja sudah tepat?

3.      Perjanjian kerja tertulis sudah ditandatangani kedua pihak?

4.      Upah sesuai upah minimum dan jadwal gaji jelas?

5.      BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan sudah didaftarkan?

6.      Mekanisme PPh 21 dan pelaporan sudah siap?

7.      Kewajiban lapor ketenagakerjaan setempat sudah dicek?

8.      Catatan kerja dan arsip karyawan sudah disiapkan?

9.      Rencana THR dan hak lain sudah diperhitungkan?

KESIMPULAN

Mempekerjakan karyawan pertama adalah langkah besar, tapi tidak perlu menakutkan. Siapkan perjanjian kerja, upah, BPJS, dan pajak sejak awal, dan Anda akan membangun hubungan kerja yang sehat serta usaha yang lebih siap bertumbuh.

BUTUH BANTUAN MENYIAPKAN KONTRAK KERJA DAN ADMINISTRASI KARYAWAN?

Tim Colegal Indonesia siap membantu menyusun perjanjian kerja, menyiapkan administrasi, dan berkonsultasi soal pajak karyawan usaha Anda dengan cepat dan transparan. Hubungi kami untuk konsultasi.

Cerita Pak Joni dalam artikel ini hanyalah ilustrasi. Artikel ini bersifat informatif dan tidak menggantikan nasihat hukum, ketenagakerjaan, atau perpajakan untuk kasus tertentu.