Tanda Tangan Digital untuk Kontrak Bisnis: Sah atau Tidak?

Mitra bisnis berada di kota lain, kontrak harus segera ditandatangani, dan mengirim dokumen bolak-balik terasa lambat. Tanda tangan digital tampak seperti jawaban. Tapi muncul pertanyaan yang wajar: apakah kontrak yang ditandatangani lewat layar itu benar-benar sah dan bisa dipakai bila ada sengketa? Jawabannya: sah, dengan syarat. Berikut penjelasan sederhananya.

CERITA ILUSTRASI: KONTRAK DENGAN TANDA TANGAN "TEMPEL"

Dimas menyepakati kerja sama distribusi dengan mitra di luar kota. (Ini cerita rekaan.) Untuk cepat, mitranya menempelkan gambar tanda tangan di file PDF dan mengirimkannya lewat email. Saat terjadi perselisihan, mitra menyangkal pernah menandatangani. Dimas baru sadar bahwa ia tidak punya cara kuat untuk membuktikan siapa yang sebenarnya menempelkan tanda tangan itu.

APA ITU TANDA TANGAN ELEKTRONIK?

Tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang melekat, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lain, dan dipakai sebagai alat verifikasi dan autentikasi. Bentuknya bisa berupa gambar tanda tangan, kode, atau tanda tangan digital yang diamankan teknologi tertentu.

APAKAH SAH SECARA HUKUM?

Ya. Pasal 11 ayat (1) UU ITE menyatakan tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan, antara lain:

- Data pembuatan tanda tangan elektronik hanya terkait dengan penanda tangan.
- Data tersebut pada saat penandatanganan hanya berada dalam kuasa penanda tangan.
- Setiap perubahan pada tanda tangan atau dokumen setelah penandatanganan dapat diketahui.
- Ada cara tertentu untuk mengidentifikasi siapa penanda tangannya dan untuk menunjukkan bahwa ia menyetujui isi dokumen.

Selain itu, PP 71/2019 menegaskan tanda tangan elektronik berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas identitas penanda tangan dan keutuhan serta keautentikan informasi elektronik.

Sah secara hukum tidak berarti otomatis kuat sebagai bukti. Kekuatannya bergantung pada jenis tanda tangan dan cara penerapannya.

DUA JENIS: TERSERTIFIKASI DAN TIDAK TERSERTIFIKASI

Tanda tangan elektronik tersertifikasi
Dibuat memakai sertifikat elektronik dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang terdaftar dan diakui. Identitas penanda tangan diverifikasi oleh penyelenggara. Menurut Permenkominfo 11/2022, layanan sertifikasi PSrE memiliki kekuatan nilai pembuktian, dan informasinya dapat dianggap benar sampai dibuktikan sebaliknya.

Tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi
Misalnya gambar tanda tangan yang ditempel pada dokumen, atau tanda tangan lewat aplikasi tanpa sertifikat dari PSrE. Tetap dapat sah apabila memenuhi persyaratan Pasal 11 UU ITE, tetapi pembuktiannya lebih sulit, dan dalam sengketa biasanya memerlukan pembuktian tambahan seperti uji forensik digital.

Karena itu, untuk kontrak bisnis yang bernilai besar atau berisiko tinggi, tanda tangan elektronik tersertifikasi umumnya lebih aman. Bahkan dalam sistem digital resmi, dokumen dengan tanda tangan yang tidak tersertifikasi dapat ditolak karena legalitasnya dianggap tidak terverifikasi.

KONTRAK ELEKTRONIK TETAP HARUS MEMENUHI SYARAT SAH PERJANJIAN

Tanda tangan digital hanya satu bagian. Kontrak elektronik tetap perlu memenuhi syarat sah perjanjian, termasuk kesepakatan para pihak, kecakapan, hal tertentu, dan sebab yang halal, seperti dijelaskan di artikel kami tentang membuat kontrak kerja sama yang aman. Yang menentukan kekuatan kontrak digital bukan sekadar bentuk tanda tangannya, tetapi keseluruhan proses pembentukan dan pembuktiannya.

DOKUMEN APA YANG BELUM COCOK DENGAN TANDA TANGAN ELEKTRONIK?

Tidak semua dokumen bisa atau sebaiknya ditandatangani secara elektronik. Contohnya:

- Akta notaris: pada umumnya notaris harus menghadap, melihat, dan mendengar para penghadap, dan penandatanganan akta dilakukan langsung. Praktik penerapan tanda tangan elektronik pada akta notaris masih diperdebatkan dan tidak semua akta dapat memakainya. Untuk pendirian PT, perubahan anggaran dasar, atau perjanjian yang harus dibuat dengan akta notaris, ikuti ketentuan notaris Anda. Lihat artikel kami tentang memasukkan investor baru ke PT.
- Dokumen yang menurut undang-undang harus dibuat tertulis dalam bentuk tertentu, atau yang diminta instansi dalam bentuk tertentu.
- Dokumen terkait tanah dan jaminan tertentu, yang punya prosedur khusus.
- Dokumen yang diminta pihak ketiga secara fisik, misalnya sebagian dokumen perbankan atau perizinan.

Jika ragu, tanyakan ke notaris atau konsultan hukum sebelum memutuskan menandatangani secara elektronik.

BAGAIMANA DENGAN METERAI?

Meterai bukan syarat sah perjanjian, tetapi memengaruhi kekuatan sebagai alat bukti. Untuk dokumen elektronik, ada meterai elektronik (e-meterai) yang diakui dalam UU Bea Meterai, dengan ketentuan pelaksanaan yang diperbarui dalam peraturan Menteri Keuangan. Cek ketentuan terbaru dan nilai dokumen yang dikenai meterai. Lihat juga penjelasan meterai di artikel kami tentang kontrak kerja sama.

CARA MEMAKAI TANDA TANGAN DIGITAL DENGAN AMAN

1. Pilih penyedia yang jelas
Gunakan penyedia layanan tanda tangan elektronik yang bekerja sama dengan PSrE terdaftar, terutama untuk kontrak penting. Cek status PSrE dari sumber resmi pemerintah.

2. Pastikan identitas penanda tangan terverifikasi
Verifikasi lewat KTP, nomor telepon, email, atau pengenalan wajah, tergantung penyedia. Hindari sekadar menerima file tanda tangan tempel.

3. Pastikan penanda tangan berwenang
Untuk badan usaha, pastikan yang menandatangani adalah pihak yang berwenang (misalnya direksi atau pihak yang diberi kuasa tertulis). Lihat artikel kami tentang memasukkan investor dan tata kelola PT.

4. Gunakan sistem yang mencatat jejak
Cari fitur riwayat penandatanganan: waktu, alamat IP, identitas penanda tangan, dan perubahan dokumen. Ini membantu pembuktian.

5. Pastikan dokumen tidak bisa diubah setelah ditandatangani
Gunakan format dan sistem yang mendeteksi perubahan.

6. Tuangkan kesepakatan memakai tanda tangan elektronik
Cantumkan dalam kontrak bahwa para pihak setuju memakai tanda tangan elektronik dan mengakui keabsahannya, serta bagaimana versi final disimpan.

7. Simpan versi final dengan aman
Simpan dokumen yang sudah ditandatangani lengkap dengan bukti dan riwayatnya. Lihat artikel kami tentang dokumen legalitas yang wajib disimpan.

8. Lindungi akun dan data pribadi
Gunakan verifikasi dua langkah dan jangan membagikan akses tanda tangan Anda. Data identitas yang dikumpulkan dalam proses ini adalah data pribadi. Lihat artikel kami tentang UU PDP untuk UMKM.

9. Tinjau kontraknya sebelum menandatangani
Mudahnya tanda tangan digital tidak boleh membuat kita lupa membaca. Lihat artikel kami tentang contoh dokumen dari internet.

RISIKO YANG PERLU DIWASPADAI

- Penyangkalan: pihak lain mengaku tidak pernah menandatangani.
- Pemalsuan atau penyalahgunaan: orang lain memakai akun atau gambar tanda tangan Anda.
- Dokumen diubah setelah ditandatangani, tanpa sistem yang mendeteksinya.
- Penanda tangan tidak berwenang.
- Platform bermasalah: penyedia berhenti beroperasi sehingga dokumen sulit diakses.
- Pembuktian lemah karena memakai tanda tangan tempel tanpa verifikasi.

PERKEMBANGAN YANG PERLU DIPANTAU

Ada pembahasan revisi PP 71/2019 yang berkaitan dengan penggunaan tanda tangan elektronik tersertifikasi, dan sebagian pelaku industri menyoroti implikasi biaya serta netralitas teknologi. Karena aturan bisa berubah, pantau perkembangan terbaru.

KESALAHAN YANG SERING TERJADI

- Menganggap gambar tanda tangan yang ditempel pada PDF sama kuatnya dengan tanda tangan tersertifikasi.
- Menandatangani kontrak bernilai besar tanpa verifikasi identitas.
- Tidak memastikan penanda tangan berwenang.
- Menyimpan hanya salinan PDF tanpa riwayat penandatanganan.
- Memakai tanda tangan elektronik untuk dokumen yang harus dibuat dengan akta notaris.
- Berbagi akses akun tanda tangan dengan staf.
- Tidak memperhatikan meterai.
- Menandatangani tanpa membaca isi kontrak.

CHECKLIST SINGKAT

1. Dokumen ini boleh ditandatangani secara elektronik?
2. Nilai dan risiko kontrak, perlu yang tersertifikasi?
3. Penyedia layanan jelas dan bekerja sama dengan PSrE terdaftar?
4. Identitas dan kewenangan penanda tangan sudah dipastikan?
5. Ada riwayat penandatanganan dan perlindungan dari perubahan?
6. Kontrak mencantumkan kesepakatan memakai tanda tangan elektronik?
7. Meterai sudah dipertimbangkan?
8. Versi final tersimpan aman?

KESIMPULAN

Tanda tangan digital sah dan sangat praktis untuk bisnis, selama dipakai dengan benar. Untuk dokumen sehari-hari, tanda tangan biasa mungkin cukup. Untuk kontrak yang penting, pilih tanda tangan tersertifikasi, pastikan penanda tangan berwenang, dan simpan buktinya. Dan untuk dokumen yang harus dengan akta notaris, ikuti prosedur yang berlaku.

BUTUH BANTUAN MENINJAU KONTRAK DIGITAL?

Tim Colegal Indonesia siap membantu menyusun kontrak, meninjau klausul tanda tangan elektronik, dan memastikan legalitas dokumen usaha Anda dengan cepat dan transparan. Hubungi kami untuk konsultasi.

Cerita Dimas dalam artikel ini hanyalah ilustrasi. Artikel ini bersifat informatif dan tidak menggantikan nasihat hukum untuk kasus tertentu. Ketentuan dapat berubah, jadi konsultasikan dengan konsultan hukum.